In deze blog lees je hoe je een zakelijke brief schrijft die piekfijn in orde is. Met alle onderdelen netjes op de juiste plaats.
Veel schriftelijke communicatie gaat tegenwoordig per chat of e-mail. Maar soms wil of moet je een zakelijke brief versturen. Bijvoorbeeld voor een officiële mededeling namens je organisatie. Zo’n officiële brief kun je versturen op papier of digitaal als bijlage bij een e-mail. In beide gevallen wil je uiteraard wel dat deze brief voldoet aan de formele kenmerken die daarvoor gelden. In deze blog lees je hoe je ervoor zorgt dat je formele brief piekfijn in orde is!
Deze blog gaat vooral over de onderdelen die in een formele brief niet mogen ontbreken. Wil je tips over de manier waarop je een zakelijke brief zo klantgericht mogelijk schrijft? Lees dan onze blog Hoe schrijf je een klantgerichte brief? Denk na!
De opbouw van je zakelijke brief
Het allerbelangrijkste in je brief is uiteraard de inhoud. Om die overzichtelijk te presenteren verdeel je datgene wat je wilt zeggen in een inleiding, kern en slot. In het artikelEen doeltreffende en lezersgerichte opbouw van je briefkrijg je veel tips om je brief lezersgericht op te bouwen. Een puntsgewijze samenvatting daarvan is:
Inleiding
- aanleiding van je brief
- onderwerp van je brief
- doel van je brief
Kern
- kernboodschap in de eerste regel na de inleiding
- dan de toelichting
- dan de wetten, regels, afspraken etc als dit echt in je brief moet
Slot
- korte samenvatting van je brief
- je verwachtingen van de lezer
- een ‘meer-informatie’-zin
De vaste onderdelen van eenzakelijke brief
Naast een inleiding, kern en slot heeft een formele brief nog een aantal vaste onderdelen. Het gaat om:
- een briefhoofd met:
- afzender
- geadresseerde
- datum
- onderwerp
- kenmerk
- de aanhef
- de afscheidsgroet
- de ondertekening
- de bijlagen
Hieronder behandel ik deze onderdelen stuk voor stuk. Zodat je geen van deze onderdelen vergeet in je brief.
Briefhoofd van een zakelijke brief
Het briefhoofd is het gedeelte in een brief dat boven de inhoudelijke tekst staat. Als je een net briefhoofd maakt, hebben de lezer en jijzelf een goed overzicht van alle administratieve gegevens die voor je brief van belang zijn. In het briefhoofd staan de adresgegevens van jezelf, de adresgegevens van de lezer, de datum waarop je je brief verstuurt, het onderwerp van de brief en soms ook nog een kenmerk voor je eigen administratie.
De afzender van je brief
In een formele brief vermeld je uiteraard je adresgegevens, zodat de lezer weet wie de brief heeft gestuurd. Gebruik je briefpapier? Dan staan de adresgegevens van je organisatie daarop al voorgedrukt. In dat geval is het wel fijn als je in de slotalinea ook nog even jouw directe contactgegevens vermeldt. Dat scheelt de lezer weer een hoop uitzoekwerk of doorverbindmomenten. Heb je geen briefpapier? Dan moet je je adresgegevens zelf even in het briefhoofd zetten. Het is gebruikelijk dit links of rechts bovenaan te doen. Vermeld niet alleen je naam en adres, maar ook je telefoonnummer en e-mailadres.
De geadresseerde van je brief
Als je je brief per post verstuurt, heb je het adres van de lezer al op de envelop gezet. Toch zet je dit ook altijd nog in de brief zelf. Dit doe je links in het briefhoofd. Als je je eigen adresgegevens linksboven hebt gezet, zet je de adresgegevens van de lezer daaronder. Hoewel er geen officiële regels zijn, doet eigenlijk iedereen in Nederland de adressering op de volgende manier:
Een zakelijke brief adresseren aan een persoon privé
Schrijf je een officiële brief naar een persoon privé? Dan ziet de adressering er per regel zo uit:
- Naam van de lezer
- Daarbij kies je in principe voor ‘De heer’ of ‘Mevrouw’, eventueel een voorletter en dan de achternaam. Behalve als je de persoon goed kent. Of als je niet weet of de lezer het prettig vindt om met ‘heer’ of ‘mevrouw’ te worden aangesproken. Gebruik dan gewoon de voor- en achternaam.
- Straat en huisnummer
- Soms zet je hier een postbus- of antwoordnummer neer.
- Postcode en woonplaats
- We adviseren altijd een spatie te zetten tussen de cijfers en letters in de postcode. Zet twee spaties tussen de postcode en de woonplaats. En schrijf de woonplaats in hoofdletters.
Een zakelijke brief adresseren aan een persoon bij een organisatie
De adressering van een brief naar een persoon bij een organisatie lijkt erg op de adressering van een brief naar een persoon privé. Zet alleen nog de volgende gegevens boven de naam van de lezer:
- Naam van de organisatie
- De afdeling waar de persoon werkt (als het een grote organisatie is)
Voorbeeld van de adressering van een zakelijke brief
Dit alles ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
Loo van Eck
Afdeling Schrijftrainingen
Mevrouw J. Kraakman
Pascalstraat 28
6716 AZ EDE
Een zakelijke brief adresseren aan meerdere personen
Soms schrijf je een formele brief waarvan het de bedoeling is dat meerdere personen die gaan lezen. Bijvoorbeeld naar een gehuwd stel. Of naar een hele familie. Niet iedereen weet hoe je de naam of namen in de adressering dan schrijft. In de korte opsomming zie je hoe wij dit doen:
- Gehuwden of partners die andere achternamen gebruiken:
- De heer B. Vermeer en mevrouw F. de Klomp
- De heer B. Vermeer en de heer C. van der Molen
- Mevrouw De Klomp en mevrouw Kistenmaker
- Gehuwden of partners die dezelfde achternaam gebruiken:
- De heer en mevrouw Vermeer
(Hier laten we de initialen weg) - De heren Vermeer
(Ook geen initialen) - Mevrouw F. de Klomp en mevrouw J. de Klomp
(In het dagelijks leven gebruiken we ‘heren’ wel en ‘mevrouwen’ niet. Dit geldt ook voor de adressering. En omdat we beide geadresseerden apart aanspreken, halen we ook de initialen weer tevoorschijn.)
- De heer en mevrouw Vermeer
- Gehuwden of partners die ervoor kiezen een combinatie van hun achternamen te gebruiken:
- De heer en mevrouw Vermeer – de Klomp
- De heren Vermeer – van der Molen
- Mevrouw F. de Klomp – Kistenmaker en mevrouw J. de Klomp – Kistenmaker
- Als je maar van een van beide geadresseerden de achternaam weet:
- Mevrouw F. de Klomp en partner
- Hele gezinnen:
- Familie Vermeer
- Familie Vermeer – de Klomp
Genderneutrale adressering van je brief
Niet iedereen voelt zich prettig als je de mannelijke of vrouwelijke aanspreekvorm gebruikt. Als je weet dat de lezer liever niet heeft dat je een van deze vormen gebruikt, of je twijfelt sterk, kies er dan voor om de voor- en achternaam in de adressering te gebruiken. Dat kan sowieso al als je de lezer goed kent.
Titels in de adressering
Titels worden steeds minder gebruikt. Maar als je het allemaal superperfect wilt doen, kun je deze wel degelijk in de adressering kwijt. Je zet dan de afkorting van de titel tussen ‘de heer’ of ‘mevrouw’ en de achternaam. Dus zo:
- De heer dr. B. Vermeer
- Mevrouw prof. F. de Klomp
T.n.v. of t.a.v. in je brief
Soms zie je voor de naam van de geadresseerde ook nog ‘aan’ of ‘t.a.v.’ staan. Op zich is dit overbodig, dus laat het gerust weg. Wil je het toch gebruiken? Dan adviseer ik ‘aan’ te gebruiken. Dat is veel duidelijker dan ‘t.a.v.’, omdat ‘t.a.v.’ niet alleen ‘ter attentie van’ kan betekenen, maar ook ‘ten aanzien van’. ‘T.n.v.’ zie je soms ook. Daarmee bedoelt de schrijver dan ‘ten name van’. Maar dat is meer iets voor rekeningnummers dan voor brieven.
De datum van je brief
Zet altijd de datum waarop je de brief opstuurt in het briefhoofd. Voorafgegaan door ‘Datum’. Soms zit er misschien wat tijd tussen de dag dat je de brief schrijft en de dag dat je deze verstuurt. Zeker als je het versturen niet zelf regelt, maar dat in je organisatie via een aparte afdeling gaat. In dat geval zal de datum vaak automatisch worden ingevuld op het moment dat de brief wordt geprint of als bijlage bij de e-mail wordt verpakt. Is dat niet het geval? En weet je niet precies wanneer de brief wordt verstuurd? Schrijf dan de datum op dat je de brief schrijft.
Het onderwerp van je brief
Voor de lezer is het prettig als hij voordat hij de brief leest, een goed idee krijgt waar deze over gaat. Daarom vermeld je in een formele brief altijd wat het onderwerp is. Bijvoorbeeld als je de lezer vertelt dat hij zijn rijbewijs moet verlengen:
Onderwerp: uw rijbewijs
Je ziet dat ik ‘onderwerp’ gebruik in plaats van ‘betreft’. Dat is duidelijker. En je zietdat ik de kernboodschap nog niet verklap. Die vertel ik in het inhoudelijke deel van de brief.
Het kenmerk van je brief
Sommige organisaties hebben ook een veld voor ‘het kenmerk’ in het briefhoofd. Hierin komt meestal een automatisch gegenereerde code te staan, waarmee de brief later in de grote administratie van de hele organisatie gemakkelijk terug is te vinden. Als de lezer dan een vraag heeft over de brief, kun je deze op basis van het kenmerk snel uit het digitaal archief vissen.
De aanhef in een zakelijke brief
Om de juiste aanhef te kiezen, moet je je afvragen wat je relatie met de lezer is. Ken je de lezer niet zo goed? Dan is ‘geachte’ in combinatie met de achternaam een veilige en beleefde aanhef. Maar het is ook wat afstandelijk. ‘Beste’ is veel minder afstandelijk en kan in de meeste gevallen prima. Misschien wel in combinatie met de voornaam van de lezer. Kies je voor de achternaam, laat dan de initialen weg.
Enkele voorbeelden van een briefaanhef
In combinatie met het aantal lezers, hun geslacht en eventueel gebruik van de naam van de partner, geeft dit, net als bij de adressering, heel veel mogelijkheden voor de aanhef. De meest voorkomende:
- Beste Bert,
- Beste Bert en Francien,
- Beste meneer Vermeer,
- Beste mevrouw en meneer Vermeer,
- Beste meneer Vermeer en meneer Van der Molen,
- Geachte heren Vermeer,
- Beste mevrouw De Klomp en mevrouw Kistenmaker,
- Beste mevrouw De Klomp – Kistenmaker en mevrouw De Klomp – Kistenmaker,
- Beste meneer Vermeer en mevrouw De Klomp,
- Beste mevrouw De Klomp en partner,
- Beste familie Vermeer,
De heer of meneer
Je ziet dat we ‘beste’ laten volgen door ‘meneer’. Kies je voor ‘geachte’? Dan schrijf je ‘heer’ in plaats van ‘meneer’. Dat is niet vanwege een officiële regel, maar omdat dit het lekkerst loopt. ‘Beste meneren’ naar2 mannelijke partners die dezelfde achternaam gebruiken, klinkt dan weer niet erg lekker. ‘Geachte heren’ is dan een betere oplossing, maar ook erg afstandelijk. Wellicht dat een combinatie van ‘beste’ met de voornamen een betere keuze is.
Verschil met een gewone brief
In een gewone brief kun je heel veel andere aanspreekvormen gebruiken. Bijvoorbeeld ‘hoi’, ‘hallo’ of ‘hee die Piet’. Maar in een formele brief die je voor je werk schrijft of om dingen bij instanties te regelen, is dat niet gebruikelijk. Doe dit alleen als je de ontvanger van je brief goed kent en er een vriendschappelijke band mee hebt.
De afsluiting van een zakelijke brief
Na de slotalinea is het wel zo beleefd om netjes afscheid van de lezer te nemen. Dat doe je met een afscheidsgroet. ‘Met vriendelijke groet’ is een uitstekende keuze voor de afsluiting van je brief. ‘Met hartelijke groet’ kan ook. En misschien weet je zelf nog wel een mooiere afscheidsgroet. Maak het niet al te jolig, want de afsluiting in een formele brief moet wel passen bij de zakelijke relatie die je met de lezer hebt.
De ondertekening van een zakelijke brief
Een formele brief is pas echt af als je deze hebt ondertekend. Laat na je afscheidsgroet3 of 4 witregels open. Schrijf vervolgens je naam en eventueel je functie. In de open ruimte tussen de afscheidsgroet en je naam kun je dan mooi je handtekening kwijt. Laat deze even goed drogen als je de handtekening met een vulpen zet. Anders krijg je vieze vlekken.
Een digitale handtekening in een officiële brief
Misschien is een vulpen veel te ouderwets voor je en kies je liever voor een digitale handtekening. Dat is handig want eenmaal aangemaakt, kun je een digitale handtekening gemakkelijk onder al je brieven plakken. Er zijn wel verschillende soorten digitale handtekeningen. Van een simpele scan tot gekwalificeerde digitale handtekeningen met officieel certificaat. Welke je nodig hebt, is afhankelijk van het doel van je brief. Gaat het om een belangrijk juridisch document? Dan is vaak een digitale handtekening met certificaat nodig. Wil je iemand informeren over iets alledaags als nieuwe openingstijden, dan is een gescande handtekening voldoende.
Een formele brief ondertekenen in opdracht van
Als je iemand helpt en voor die persoon een brief schrijft, zet je in principe de naam van die persoon onder de brief. En je laat hem ook zijn handtekening zetten. Maar soms kan dat niet. Dan schrijf je de brief dus echt namens iemand. En onderteken je de brief ook namens die persoon. Daar zijn verschillende termen voor. “Namens” uiteraard. Maar bijvoorbeeld ook ‘in opdracht’ (i.o.), ‘bij afwezigheid’ (b.a.), of ‘per order’ (p.o.). Kies liever niet voor deze afkortingen, maar gewoon voor ‘namens’.
Met vriendelijke groet,
namens Vincent Vogelland (directeur),
Johanna de Schrijver
hoofd Schrijftrainingen
De bijlagen bij je brief
Je formele brief is nu echt bijna klaar. Er is alleen nog een klein dingetje dat je voor de lezer kunt doen. In ieder geval als je een of meerdere bijlagen meestuurt. En dat is de namen van die bijlagen onder je brief opsommen. De lezer kan dan gemakkelijk zien of alles compleet bij hem is aangekomen.
Alleen het aantal bijlagen noemen?
Sommige schrijvers van brieven maken het zich gemakkelijk. Ze schrijven alleen het aantal bijlagen op en niet de namen ervan. Dit gebeurt vooral als ‘bijlage’ een vakje is in het briefhoofd van het sjabloon dat de organisatie gebruikt. Daar is dan simpelweg geen plaats om de bijlagen bij naam te noemen. Ons advies is dan onder je brief, na de ondertekening, toch alle bijlagen bij naam te noemen. De lezer wil namelijk niet alleen gemakkelijk kunnen zien of hij het gewenste aantal bijlagen heeft ontvangen, maar ook of dit de juiste zijn.
Alle details van je zakelijke brief op orde
Heb je alle onderdelen uit deze blog in je brief opgenomen? Dan heb je in ieder geval alle formele zaken van je brief op orde. Door te denken aan deze details, voorkom je dat je een slordige indruk achterlaat. Zorg er om dezelfde reden voor dat je geen spelfouten maakt. En schrijf in begrijpelijke taal, anders krijgt de lezer wel een brief, maar weet hij nog niet wat hij moet doen.
